Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

Diese Plattform verwendet keine Cookies für Tracking oder Werbung. Das verwendete Analyse-Tool (Umami) ist cookielos und speichert keine personenbezogenen Daten. Es wird ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie zur Sitzungsverwaltung gesetzt (kein Tracking, keine personenbezogenen Daten) — ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO:

Roman Jaborsky
Gustav-Adolf-Str. 12E
85051 Ingolstadt
Deutschland
E-Mail: datenschutz@recrulu.com

2. Kontoregistrierung und Login

2.1 Registrierungsdaten

Bei der Erstellung eines Kontos auf recrulu.com erheben wir folgende Daten:

  • E-Mail-Adresse
  • Benutzername (frei wählbar)
  • Vorname und Nachname
  • Nutzertyp (Kandidat oder Recruiter)
  • Unternehmensname (nur bei Recruiter-Konten, optional)
  • Avatar-Farbe (automatisch zugewiesen, wird im Profil angezeigt)
  • Profilslug (interne Kennung des Profils)
  • Plan (standardmäßig: free)
  • Zeitpunkt der Registrierung

Zweck: Erstellung und Verwaltung des Nutzerkontos sowie Bereitstellung aller Plattformfunktionen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — Bereitstellung des Dienstes gemäß den Nutzungsbedingungen).

2.2 Passwort

Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert und sind zu keinem Zeitpunkt im Klartext einsehbar — weder für uns noch für Dritte.

2.3 Registrierungsbestätigung per E-Mail

Nach der Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Diese wird über den Mail-Server unseres Hosting-Anbieters STRATO (STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland) versandt. STRATO verarbeitet dabei Ihre E-Mail-Adresse als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Weitere Informationen: strato.de/datenschutz/

3. Authentifizierung und Single Sign-On (SSO)

Nach dem Login wird ein JWT-Token (JSON Web Token, signiert mit HS256) als HttpOnly-Cookie gesetzt. Dieser Token hat eine Gültigkeit von 7 Tagen. Das Cookie ist für JavaScript nicht lesbar und wird ausschließlich über HTTPS übertragen.

Der Token gilt plattformübergreifend auf allen recrulu-Diensten:

  • recrulu.com — Hauptplattform (Kontoführung, Profile, Discovery, Matching, Stellenverwaltung)
  • forum.recrulu.com — Forum (kein separates Forum-Konto erforderlich)

Dieses Single-Sign-On-Verfahren ermöglicht die nahtlose Nutzung aller Dienste mit einem einzigen Konto ohne erneute Anmeldung.

3a. Technisch notwendiges Authentifizierungs-Cookie

Beim Login setzt recrulu.com ein HttpOnly-Cookie mit dem Namen recrulu_session. Das Cookie enthält den JWT-Authentifizierungstoken und hat eine Gültigkeit von 7 Tagen — die Anmeldung bleibt nach einem Browser-Neustart erhalten, sodass keine erneute Eingabe von Zugangsdaten erforderlich ist.

Das Cookie ist durch das HttpOnly-Flag für JavaScript nicht auslesbar. Es wird ausschließlich über HTTPS übertragen (Secure-Flag). Es enthält keine Tracking-Informationen und wird ausschließlich zur Authentifizierung genutzt.

  • Name: recrulu_session
  • Inhalt: JWT-Authentifizierungstoken (signiert, nicht entschlüsselbar ohne Serverschlüssel)
  • Zweck: Authentifizierung und plattformübergreifendes Single Sign-On
  • Gültigkeit: 7 Tage (persistent, bleibt nach Browser-Neustart erhalten)
  • Flags: HttpOnly, Secure, SameSite=Lax, Domain=.recrulu.com
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (vormals TTDSG; technisch notwendig — keine Einwilligung erforderlich)

Darüber hinaus nutzt recrulu den lokalen Browser-Speicher (localStorage) ausschließlich für technische Einstellungen — z. B. Sprachwahl, Darstellungsmodus und ggf. ein Einladungs-Token bis zu dessen Einlösung. Diese Einträge enthalten keine Tracking-Informationen und werden nicht an Dritte übermittelt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4. Nutzerprofile

recrulu-Profile sind grundsätzlich nicht öffentlich zugänglich. Der Zugriff erfordert jederzeit eine aktive Anmeldung mit einem gültigen recrulu-Konto. Es gibt keine öffentlich indexierbaren Profilseiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. Karrieredaten (Kurzprofil)

Eingeloggte Nutzer können auf recrulu.com ein freiwilliges Kurzprofil mit karrierebezogenen Angaben hinterlegen. Folgende Felder werden erhoben (alle optional):

  • Wohnregion / Stadt
  • Gehaltsvorstellung oder Gehaltsrahmen
  • Höchster Bildungsabschluss
  • Studiengang oder Ausbildungsberuf
  • Berufserfahrung
  • Bevorzugtes Arbeitsmodell (Remote / Hybrid / Vor Ort)
  • Verfügbarkeit ab
  • Aktuelle oder letzte Rolle sowie ein optionaler Freitext zum bisherigen Werdegang
  • Bestätigte Fähigkeiten-Liste (aus dem Werdegang abgeleitet oder selbst ergänzt, von dir kuratiert)
  • Gesetzliche Zulassungen / Berechtigungen (Selbstauskunft, z. B. Approbation, Kammerzulassung, Führerscheinklasse)
  • Unternehmen und Standort der Stelle (für Recruiter)

Freitextfelder (Stadt, Studiengang, Unternehmen, Stellenstandort, aktuelle/letzte Rolle, Werdegang, Fähigkeiten-Liste) sowie Gehaltsangaben und die Zulassungs-Selbstauskunft werden verschlüsselt gespeichert (AES-128-Fernet). Strukturierte Auswahlfelder (Abschluss, Arbeitsmodell etc.) werden unverschlüsselt gespeichert.

Gesetzliche Zulassungen: Für reglementierte Berufe (z. B. Heilberufe) kannst du freiwillig angeben, welche gesetzlichen Zulassungen du besitzt. Es findet keine Dokumentenprüfung statt — es ist eine reine Selbstauskunft. Diese Angabe steuert nur, ob du Recruiter*innen für Stellen angezeigt wirst, die eine solche Zulassung gesetzlich zwingend voraussetzen (§ 8 AGG); auf deinen Passungs-Score hat sie keinen Einfluss. Deine eigenen Matches siehst du unabhängig davon immer, mit einem Hinweis, falls eine Zulassung fehlt. Du kannst die Angabe jederzeit ändern oder löschen.

KI-gestützte Fähigkeiten-Ableitung: Aus deiner Rollenangabe und dem Werdegangs-Freitext kann auf deinen Wunsch (Klick auf „Fähigkeiten erkennen") eine KI eine Liste übertragbarer Fähigkeiten ableiten und dir zur Bestätigung anzeigen. Die Verarbeitung erfolgt durch ein KI-Sprachmodell bei einem Auftragsverarbeiter in der Europäischen Union (Abschnitt 14), der die übermittelten Texte vertraglich weder speichert noch zum Training von KI-Modellen verwendet; es werden keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung getroffen (siehe 7b). Die von dir bestätigte, jederzeit bearbeitbare Fähigkeiten-Liste wird verschlüsselt gespeichert. Diese Angaben verbessern ausschließlich den fachlichen Teil des Matchings (Fach-Fit) und den Fähigkeiten-Abgleich auf den Match-Karten (dort erscheinen nur die Anforderungstexte der Stelle, nie deine Formulierungen) und fließen nicht in die Charakter-Bewertung ein.

Zweck: Verbesserung des Matchings (insb. Erkennung der tatsächlichen Fähigkeiten) und Vorabausfüllen des Discovery-Prozesses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung — freiwillige Angabe, jederzeit änderbar oder löschbar).

6. Forum (forum.recrulu.com)

Das Forum unter forum.recrulu.com ist kein eigenständiger Dienst — der Zugang erfordert ausschließlich ein gültiges recrulu.com-Konto (SSO, siehe Abschnitt 3). Es gibt keine separate Forum-Registrierung.

6.1 Forum-Aktivitäten

Bei der Nutzung des Forums werden folgende Daten in der Datenbank auf dem Hetzner-Server gespeichert:

  • Verfasste Beiträge und eröffnete Threads inkl. Zeitpunkt, Moderationsstatus und gewähltem Anzeige-Modus (Benutzername / Pseudonym / anonym)
  • Abonnierte Threads (opt-in, jederzeit deaktivierbar)

IP-Adressen werden nicht in der Forum-Datenbank gespeichert. Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Browsertyp) fallen in den Server-Logfiles an — siehe Abschnitt 11.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für Beiträge; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für Sicherheit und Betrieb.

Wählbares Anonymitätslevel: Für jeden Beitrag kannst du wählen, wie du öffentlich erscheinst — unter deinem Benutzernamen, unter einem selbst gewählten Pseudonym oder anonym. Diese Wahl steuert ausschließlich die öffentliche Anzeige; bei Pseudonym oder Anonym werden öffentlich weder dein Benutzername noch eine dir zuordenbare Kennung sichtbar (auch die Anzeige-Farbe wird nicht aus deinem Profil abgeleitet). Intern bleibt jeder Beitrag deinem Konto zugeordnet, damit Moderation, Missbrauchsschutz und gesetzliche Pflichten möglich sind; Administrator*innen können die tatsächliche Identität eines Beitrags zu Moderationszwecken einsehen (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein festgelegtes Pseudonym wird in deinem Profil gespeichert und darf keinem bestehenden Benutzernamen entsprechen.

6.2 E-Mail-Benachrichtigungen bei Thread-Abonnements

Wer einen Thread abonniert, erhält bei neuen Antworten eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Versand erfolgt über STRATO (siehe Abschnitt 8). Das Abonnement kann jederzeit über die Thread-Einstellungen oder per Abmelde-Link in der E-Mail deaktiviert werden.

6.3 Anonymisierung bei Kontolöschung

Nach der Löschung eines Kontos werden alle persönlichen Identifikationsmerkmale (Name, E-Mail, Benutzername) sofort aus der Datenbank entfernt. Im Forum verbleibende Beiträge werden als [gelöscht] anonymisiert. Es verbleiben keinerlei Echtdaten des gelöschten Kontos.

6.4 Automatische Übersetzung (DE↔EN)

Forum-Inhalte (Beiträge, Thread-Titel, Vorschauen, Kategorien) werden Leser*innen der jeweils anderen Sprache automatisch maschinell übersetzt angezeigt. Die Übersetzung erfolgt ausschließlich auf unserem eigenen Server durch ein lokal betriebenes Open-Source-Übersetzungsmodell — es wird kein externer Übersetzungsdienst genutzt und keine Daten werden an Dritte übermittelt. Übersetzte Fassungen werden zur Beschleunigung gespeichert (Cache) und automatisch gelöscht, sobald der Originalbeitrag bearbeitet oder gelöscht wird bzw. das Konto gelöscht wird. Übersetzungen sind als „automatisch übersetzt" gekennzeichnet; das Original bleibt jederzeit abrufbar und maßgeblich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer für beide Sprachgruppen zugänglichen Community).

7. Discovery-Prozess & Persönlichkeitsfragebogen (recrulu.com/discovery)

Der Discovery-Prozess ist ein mehrphasiges Verfahren zur Profilbildung (Karriere-Kontext, Persönlichkeitsfragebogen, KI-Reflexion). Er erfordert ein eingeloggtes recrulu-Konto; eine anonyme Nutzung ohne Konto wird nicht angeboten. Die Kontextangaben aus der ersten Phase (z. B. Branche, Region, Gehaltsvorstellung, Werdegang) sind Karrieredaten im Sinne von Abschnitt 5.

7.1 Freie Eingaben (KI-Reflexion)

Freie Text-Eingaben und Antworten im KI-Reflexionsgespräch werden ausschließlich im Arbeitsspeicher des Servers (RAM) verarbeitet und nicht in der Datenbank gespeichert. Nach der Auswertung werden sie sofort und unwiderruflich verworfen. Gespeichert bleiben ausschließlich:

  • Das strukturierte Profil und das Karriere-Narrativ (KI-extrahierte Zusammenfassung — keine wörtlichen Zitate) — verschlüsselt gespeichert (AES-128-Fernet)
  • Ein mathematischer Persönlichkeitsvektor für das Matching (nicht rückführbar auf den Gesprächstext)

7.2 Fragebogen-Daten

Der strukturierte Persönlichkeitsfragebogen (Big Five, RIASEC, Motivationsprofil, Charakterstärken, Arbeitsstil) wird deinem Konto zugeordnet gespeichert:

  • Antworten und Position: Deine bisherigen Antworten (Skalenwert pro Aussage) und die aktuelle Position im Fragebogen — damit du unterbrechen, fortsetzen und einzelne Antworten später bearbeiten kannst
  • Persönlichkeitsvektor: Normierte Dimensionswerte (0–1) abgeschlossener Abschnitte — mathematisch aggregierte Scores

Es gelten die gleichen Bedingungen wie für alle anderen Kontodaten: Speicherung bis zur Kontolöschung, Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung gemäß Abschnitt 15. Du kannst dein Discovery-Profil zudem jederzeit einzeln in den Kontoeinstellungen löschen.

Alle gespeicherten Daten befinden sich auf dem Hetzner-Server in Helsinki (EU) und sind ausschließlich dem eingeloggten Nutzer und dem Betreiber zugänglich — niemals öffentlich einsehbar.

Zweck: Erstellung eines diskreten Karriereprofils und Ermöglichung des Matchings.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, da die Profilbildung den Kernbestandteil des vertraglich vereinbarten Dienstes darstellt).

7.3 Besondere Datenkategorien (Art. 9 DSGVO)

Soweit im Rahmen des Fragebogens Rückschlüsse auf Persönlichkeitsmerkmale möglich sind, die als besondere Datenkategorie eingestuft werden könnten — etwa auf weltanschauliche Überzeugungen —, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Diese Einwilligung holen wir vor Beginn des Fragebogens gesondert ein: Vor der ersten Frage erscheint ein Hinweis, der erklärt, was aus deinen Antworten entsteht und wofür es verwendet wird; erst nach ausdrücklicher Bestätigung startet der Fragebogen. Ohne diese Bestätigung werden keine Antworten gespeichert — die Prüfung erfolgt serverseitig, nicht nur im Browser. Zum Nachweis speichern wir Zeitpunkt und Fassung des bestätigten Einwilligungstextes; die Antworten selbst sind davon nicht berührt.

Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du in den Kontoeinstellungen dein Discovery-Profil zurücksetzt oder dein Konto löschst. Der Widerruf löscht die betroffenen Daten und den Einwilligungsnachweis; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ein erneuter Start des Fragebogens fragt die Einwilligung neu ab.

7.4 „Frag nach"-Assistent (Konto und Stellenverwaltung)

Eingeloggte Nutzer*innen können einem KI-Assistenten Fragen zu ihrer eigenen Discovery-Auswertung stellen (Kandidat*innen) bzw. zur eigenen Stelle und deren anonymen Match-Werten (Recruiter). Dazu werden die jeweils eigenen, bereits gespeicherten Profil- bzw. Stellendaten als Kontext an unsere eigenen KI-Server in der EU übergeben — es findet keine Übermittlung an Dritte statt. Der Assistent erklärt ausschließlich: Er ändert weder Profil noch Stellenprofil noch Match-Werte. Die Chat-Nachrichten werden nicht gespeichert — sie werden nur zur Beantwortung im Arbeitsspeicher verarbeitet und danach verworfen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bestandteil des Dienstes).

7.5 Nutzungszähler für KI-Funktionen

Um Missbrauch (z. B. automatisierte Daueranfragen) zu erkennen, die Stabilität des Dienstes zu sichern und Nutzer*innen bei auffällig hoher Nutzung gezielt Hilfe anbieten zu können, speichern wir je Konto Zählwerte über die Nutzung der KI-Funktionen: Datum, aufgerufene Funktion (z. B. KI-Reflexion, „Frag nach", Gehalts-Check) und Anzahl der Aufrufe — niemals die Inhalte der Anfragen und keine IP-Adressen. Für Aufrufe ohne Konto (z. B. FAQ-Chat) wird nur ein anonymes Gesamt-Aggregat gezählt. Beim FAQ-Chatbot zählen wir zusätzlich rein anonym, ob eine Frage beantwortet werden konnte, eine optionale Daumen-Bewertung (hoch/runter) sowie den Ausgang eines Gesprächs (etwa geöffnet ohne Frage) — ausschließlich Zählwerte, ohne Inhalte, ohne IP-Adresse und ohne Kontobezug. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Missbrauchsschutz, Systemstabilität, Support). Speicherung: automatische Löschung nach 90 Tagen; bei Kontolöschung oder Widerruf werden die Zählwerte sofort gelöscht. Daneben zählen wir nutzerunabhängig, welches KI-Modell auf welchem Weg geantwortet hat (eigener Server oder EU-Schnittstelle) und wie viele Verarbeitungseinheiten („Token“) dabei angefallen sind — reine Systemstatistik für Kostenkontrolle und Fehlersuche, ohne Personenbezug und ohne Inhalte.

7a. Stellenanzeigen und Rollen-Interview (Recruiter*innen)

7a.1 Stellenanzeigen und Rollenvektor

Recruiter*innen können auf recrulu.com/jobs/ Stellenanzeigen anlegen. Folgende Daten werden verarbeitet:

  • Stellentitel, Beschreibung, Anforderungen und Rahmenbedingungen
  • KI-generierter Rollenvektor (mehrdimensionaler mathematischer Wert, derzeit rund 40 Dimensionen — kein personenbezogenes Datum)
  • Standort der Stelle (ggf. mit Koordinaten zur standortbasierten Matching-Berechnung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Speicherung: Bis zur Löschung der Stelle oder bei Kontolöschung.

7a.1a Team-Profil (aggregierte Team-Beschreibung)

Recruiter*innen können zu einer Stelle ein Team-Profil hinterlegen, das den Team-Ergänzungs-Fit im Matching ermöglicht. Es beschreibt das Team ausschließlich als Ganzes (Arbeitstempo, Entscheidungs-, Kommunikations- und Konfliktkultur, fehlende Eigenschaften) — es werden keine einzelnen Teammitglieder erfasst oder bewertet. Der optionale Freitext wird AES-128 Fernet-verschlüsselt gespeichert, da er im Einzelfall Rückschlüsse auf Personen enthalten könnte; er fließt nicht in die Score-Berechnung ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Löschung: mit der Stelle bzw. dem Konto.

7a.2 Rollen-Interview (KI-geführtes Gespräch zur Stellenanalyse)

Zur Präzisierung des idealen Persönlichkeitsprofils führt recrulu ein KI-geführtes Interview mit der Recruiter*in. Dabei gilt:

  • Inhalt: Das Gespräch enthält ausschließlich geschäftliche Angaben zur Stelle (Rollenanforderungen, Teamkultur, Entscheidungsstrukturen) — keine personenbezogenen Daten der Recruiter*in selbst
  • Speicherung: Das Gesprächsprotokoll wird AES-128 Fernet-verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, um Pause und Fortsetzung des Gesprächs zu ermöglichen
  • Löschung: Bei Löschung der Stelle oder des Kontos wird das Protokoll sofort und unwiderruflich gelöscht
  • Weitergabe: Das Protokoll wird ausschließlich zur Ableitung des Rollenvektors verwendet — keine Weitergabe an Dritte
  • KI-Verarbeitung: Das Gespräch wird durch ein quelloffenes Sprachmodell (Qwen) analysiert, das bei einem Auftragsverarbeiter in der EU betrieben wird (siehe § 14). Dieser speichert die Texte vertraglich nicht und nutzt sie nicht zum Training. Keine Übermittlung außerhalb der EU

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — Erstellung des Rollenprofils). Da es sich um geschäftliche Rollendaten handelt, sind die besonderen Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO nicht berührt.

7b. Automatisiertes Matching und Profiling (Art. 22 DSGVO)

Das Matching-System berechnet einen mathematischen Ähnlichkeits-Score zwischen einem Kandidat*innen-Profil und einem Rollenprofil. Dabei findet ein Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO statt: Aus deinen Angaben (Persönlichkeitsfragebogen, Kurzprofil, Discovery) wird ein mehrdimensionaler Eignungs- und Persönlichkeitsvektor gebildet und mit Rollenvektoren verglichen.

Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung. Der Match-Score ist ausschließlich eine Empfehlung und Entscheidungshilfe. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO statt — über Kontaktaufnahme, Einladung und Einstellung entscheiden ausschließlich Menschen. recrulu trifft keine Personalentscheidungen.

Logik und Tragweite (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO): Berechnet werden ein Charakter-Passungswert (gewichtete, deterministische Vergleichsrechnung über Persönlichkeits-, Interessen-, Werte-, Motivations- und Arbeitsstil-Dimensionen, ggf. einschließlich Team-Passung), ein fachlicher Passungswert, ein Persönlichkeits-Passungswert (Textvergleich, siehe unten) und ein Rahmen-Passungswert (Arbeitsmodell, Erfahrungslevel, Teamgröße, Standort). Die Gehaltsvorstellung fließt in keinen Passungswert ein; bei fehlender Überschneidung mit dem Stellenbudget wird lediglich ein Hinweis angezeigt. Gleiches gilt für deine Verfügbarkeits-Angabe: Sie wird nur mit dem gewünschten Besetzungszeitraum der Stelle abgeglichen und als Hinweis angezeigt, nie als Score-Bestandteil oder Filter. Hat eine Stelle eine Gehaltsspanne hinterlegt, wird sie dir auf deiner Match-Karte angezeigt (Entgelttransparenz). Zu jedem Match wird ein Daten-Snapshot der Berechnungsgrundlage einschließlich Algorithmus-Version gespeichert (Audit-Trail). Die Berechnung selbst läuft ausschließlich auf unseren eigenen Servern und ohne KI — sie folgt einer festen Rechenvorschrift. Vorgelagert wird das Anforderungsprofil einer Stelle durch ein KI-Sprachmodell aus den Freitexten der Ausschreibung in Zahlenwerte übersetzt; dies geschieht bei einem Auftragsverarbeiter in der Europäischen Union (Abschnitt 14), der die Inhalte weder speichert noch zum Training verwendet. Deine eigenen Profildaten werden dabei nicht übermittelt — in diesen Schritt fließen ausschließlich die Angaben des Unternehmens zur Stelle ein.

Text-Embeddings (fachlicher Passungswert): Für den fachlichen Passungswert werden aus deinen Karriereprofil-Angaben (einschließlich Werdegang und bestätigter Fähigkeiten-Liste) sogenannte Embeddings erzeugt — numerische Vektordarstellungen des Textinhalts. Sie dienen ausschließlich dem Ähnlichkeitsvergleich mit Stellen-Texten, werden auf unseren eigenen EU-Servern berechnet und gespeichert (kein externer Dienst) und sind nicht in den Ursprungstext rückübersetzbar. Bei Löschung deines Profils werden sie mitgelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Charakter-Zusammenfassung (Persönlichkeits-Passungswert): Auf Wunsch erstellt eine KI einen kurzen Absatz über deinen Charakter und deine Arbeitsmentalität — als Entwurf, den du frei bearbeiten kannst. Der Text wird AES-128 Fernet-verschlüsselt gespeichert. Aus ihm wird ein Embedding (siehe oben) erzeugt und mit dem Ideal-Persönlichkeitstext einer Stelle verglichen; das Ergebnis ist der eigenständige Persönlichkeits-Passungswert, der nicht in den Charakter-Hauptscore einfließt. Der Vergleich selbst ist eine deterministische Rechnung — keine KI bewertet dich. Du kannst den Text jederzeit ändern oder löschen; ohne Text entfällt der Wert ersatzlos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sichtbarkeit für Recruiter: Dein Suchstatus steuert, ab welchem Passungswert Recruiter dein anonymes Profil sehen („Aktiv": immer; „Passiv offen": erst ab sehr hoher Passung; „Einfach neugierig": gar nicht). Deine eigenen Matches siehst du unabhängig davon immer vollständig. Fordert eine Stelle eine gesetzlich zwingende Zulassung (§ 8 AGG, z. B. Approbation) und du hast sie nicht angegeben, wirst du dem Recruiter für diese Stelle nicht angezeigt — deinen eigenen Match siehst du weiterhin, mit entsprechendem Hinweis.

Match-Erklärung: Zu jedem Match zeigen wir beiden Seiten eine kurze Erklärung („passt besonders bei …", „Reibung möglich bei …"). Sie wird deterministisch aus denselben Dimensionswerten berechnet, die auch den Passungswert bilden — keine KI bewertet dich, es werden keine zusätzlichen Daten verarbeitet.

Interesse und Kontaktfreigabe: Auf deiner Match-Karte kannst du aktiv „Interesse" zeigen. Damit wird dein — weiterhin anonymes — Match für dieses eine Unternehmen sichtbar, auch wenn dein Suchstatus es sonst verbergen würde (deine eigene, jederzeit dokumentierte Entscheidung). Erst wenn beide Seiten Interesse gezeigt haben, geben wir wechselseitig Name und E-Mail-Adresse frei und benachrichtigen beide Seiten per E-Mail; vorher erfährt das Unternehmen nicht, wer du bist. Einseitiges Interesse löst nur eine anonyme Benachrichtigung aus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — die Kontaktfreigabe ist der Kern des Matching-Dienstes), ausgelöst allein durch deine aktive Handlung.

Einladungen durch Unternehmen: Recruiter können Bewerber*innen aus ihrem eigenen Bewerbungsverfahren einladen, das Matching für eine konkrete Stelle zu durchlaufen. Dazu erstellt das Unternehmen bei recrulu einen Einladungslink und versendet ihn selbst aus dem eigenen Postfach — recrulu verschickt keine Einladungs-E-Mails und erhält und speichert dabei keine E-Mail-Adressen der Bewerber*innen. Bei recrulu wird lediglich der Link (30 Tage gültig) und optional eine interne Notiz des Unternehmens gespeichert. Nimmst du eine Einladung an, wird sie mit deinem Konto verknüpft; das daraus entstandene Match ist für das einladende Unternehmen unabhängig von deinem Suchstatus sichtbar — dein Profil bleibt dabei anonym bis zur beidseitigen Kontaktfreigabe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (dein Konto und deine Annahme der Einladung).

Deine Rechte: Du kannst der automatisierten Profilbewertung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) und dein Profil löschen. Die Grundlage eines Matches erläutern wir dir direkt in der Plattform: über die Match-Erklärung auf der Match-Karte (siehe oben) und den „Frag nach"-Assistenten (Abschnitt 7.4); darüber hinaus beantworten wir Fragen jederzeit per E-Mail — datenschutz@recrulu.com. Das Matching wird im Einstellungskontext eingesetzt; nähere Hinweise enthalten die Nutzungsbedingungen (Abschnitt „Matching-System und EU AI Act").

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); soweit besondere Datenkategorien betroffen sind, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung, siehe Abschnitt 7.3).

8. E-Mail-Versand

Für den Versand transaktionaler E-Mails nutzen wir den Mail-Server unseres Hosting-Anbieters STRATO (STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. STRATO hat seinen Sitz in Deutschland (EU); die E-Mails werden ausschließlich über Server in der EU versendet.

Es werden insbesondere folgende E-Mail-Typen versendet:

  • Registrierungsbestätigung (nach Kontoerstellung)
  • Passwort-Reset (auf Anfrage des Nutzers)
  • Eingangsbestätigung eines Widerrufs (nach Erklärung des Widerrufs, § 356a BGB)
  • Thread-Benachrichtigungen im Forum (opt-in durch Abonnieren eines Threads)
  • Moderationsbenachrichtigungen (bei blockierten Beiträgen)
  • Information an das einladende Unternehmen, wenn eine eingeladene Person das Matching abgeschlossen hat (ohne Passungswert, siehe Abschnitt 7b)
  • Match-Benachrichtigungen (Interesse der Gegenseite — anonym — sowie beidseitige Kontaktfreigabe, siehe Abschnitt 7b)
  • Benachrichtigung über neue passende Stellen (einmalig je Stelle ab hoher Passung; enthält nur Stellentitel und Passungswert, keinen Firmennamen)
  • Benachrichtigung von Recruitern über neue passende Kandidat*innen zu ihrer Stelle (einmalig je Kandidat*in ab hoher Passung; anonym — nur Anzahl und bester Passungswert, keine Namen)
  • Eingangsbestätigungen zu Kontakt- und Pilot-Anfragen (nach Absenden eines Formulars)

STRATO verarbeitet dabei ausschließlich E-Mail-Adresse und Benutzername zur Zustellung der jeweiligen E-Mail.

Keine Öffnungs-Messung: Unsere E-Mails enthalten keine Zählmarken („Tracking-Pixel“). Wir erfassen nicht, ob, wann oder wie oft du eine E-Mail öffnest, und auch nicht, ob du Links darin anklickst. Es findet insoweit keinerlei Auswertung deines Nutzungsverhaltens statt.

Kontakt- und Pilot-Formulare: Wenn du uns über ein Formular auf recrulu.com kontaktierst (z. B. Kontaktformular, Pilot-Programm), verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Unternehmensangaben, Inhalt deiner Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung deiner Anfrage. Die Übermittlung an unser Postfach und die Eingangsbestätigung an dich erfolgen per E-Mail über STRATO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung allgemeiner Anfragen). Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Tester-Umfrage: Unter recrulu.com/umfrage/ können Tester*innen freiwillig einen anonymen Fragebogen zur Nutzung von recrulu ausfüllen. Die Antworten werden ohne Bezug zu deinem Konto gespeichert — es werden weder Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse noch sonstige Kennungen erfasst. Bitte gib in den Freitextfeldern keine personenbezogenen Daten an. Die Antworten werden auf unseren eigenen Servern in der EU gespeichert und ausschließlich intern zur Verbesserung des Produkts ausgewertet; eine interne Benachrichtigung über neue Antworten erfolgt per E-Mail über STRATO (ohne personenbezogene Daten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Produktverbesserung); mangels Personenbezug der gespeicherten Antworten greift die DSGVO auf die Auswertung im Übrigen nicht. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

9. KI-gestützte Moderation (Forum)

Beiträge im Forum werden vor der Veröffentlichung automatisch durch ein KI-Sprachmodell auf unangemessene Inhalte geprüft. Diese Prüfung erfolgt bei einem Auftragsverarbeiter in der Europäischen Union (Abschnitt 14). Der Beitragstext wird dort ausschließlich für die Prüfung verarbeitet und vertraglich weder gespeichert noch zum Training von KI-Modellen verwendet; eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt.

Während des Moderationsvorgangs werden Entwurfstext und Überarbeitungsvorschlag in einer deinem Konto zugeordneten Moderations-Sitzung gespeichert — das ist technisch erforderlich, um die Überarbeitung zu ermöglichen und Missbrauch (z. B. das Umgehen der Prüfung) zu verhindern. Veröffentlichte Beiträge werden als Forum-Beitrag gespeichert (Abschnitt 6.1). Nicht veröffentlichte Entwürfe werden spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht, bei Kontolöschung sofort. Wird ein Beitrag endgültig nicht veröffentlicht, senden wir dir deinen Text per E-Mail zu.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Integrität der Plattform).

10. Website-Analyse (Umami)

recrulu nutzt Umami Analytics — eine Open-Source-Analysesoftware, die selbst auf unserem Server in der EU betrieben wird. Umami ist vollständig cookielos und speichert keine personenbezogenen Daten. Es werden ausschließlich aggregierte, anonymisierte Nutzungsstatistiken erhoben (z. B. Seitenaufrufe, Herkunftsland, Gerätetyp sowie anonyme Interaktions-Ereignisse wie das Anklicken zentraler Schaltflächen — nie Eingabeinhalte). Eine Identifizierung einzelner Personen ist technisch nicht möglich. Es findet keine Datenweitergabe an Dritte statt.

11. Hosting und Datenspeicherung

Alle Daten werden auf einem Server bei Hetzner Online GmbH in Helsinki, Finnland (EU/EWR) gespeichert. Hetzner verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO; ein entsprechender Vertrag besteht. Weitere Informationen: hetzner.com/de/legal/privacy-policy

Die Übertragung aller Daten erfolgt ausschließlich über HTTPS (TLS). Passwörter werden als bcrypt-Hash gespeichert. Sensible Karrieredaten (Freitextfelder) sowie das strukturierte Discovery-Profil werden verschlüsselt gespeichert (AES-128-Fernet). Sonstige Nutzerdaten (E-Mail, Benutzername) liegen in der Datenbank unverschlüsselt vor, sind jedoch durch Serverzugangskontrollen und HTTPS geschützt. Freie Eingaben im Discovery-Prozess werden nach der Auswertung sofort und unwiderruflich gelöscht — sie verlassen nie den RAM. Fragebogen-Antworten und Zwischenstände werden bis zur Löschung des Discovery-Profils bzw. des Kontos gespeichert (siehe Abschnitt 7).

Server-Logfiles: Beim Aufruf der Plattform protokolliert der Webserver technisch bedingt Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, Browsertyp/User-Agent). Diese Logs dienen ausschließlich der Sicherstellung des Betriebs, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen; sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb).

Administrative Zugriffe auf Nutzerdaten sowie Verwaltungsaktionen werden intern protokolliert (wer, was, wann — ohne Profilinhalte), um die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO zu erfüllen. Diese Protokolle werden nach 12 Monaten gelöscht.

12. Datensicherung (Backups)

Regelmäßige Datensicherungen werden automatisch erstellt. Backups werden mit AES-256-CBC verschlüsselt. Die Aufbewahrungsfristen sind:

  • 30 Tage auf dem Hetzner-Server (Helsinki)

Die Wiederherstellbarkeit der Sicherungen wird regelmäßig getestet (Art. 32 Abs. 1 lit. c und d DSGVO); der Test wird protokolliert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Datensicherheit und Betriebskontinuität).

12a. Meldung von Datenschutzverletzungen (Art. 33/34 DSGVO)

Im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ergreifen wir unverzüglich Maßnahmen zur Eindämmung und Aufklärung. Soweit gesetzlich erforderlich, melden wir die Verletzung innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO). Besteht für dich voraussichtlich ein hohes Risiko für deine Rechte und Freiheiten, benachrichtigen wir dich unverzüglich und in klarer Sprache (Art. 34 DSGVO).

13. Aufbewahrungsfristen

  • Aktive Konten: Daten gespeichert solange das Konto aktiv ist
  • Unbestätigte Konten: automatische Löschung 7 Tage nach der Registrierung, mit zwei Erinnerungs-E-Mails vorab (das Konto ist bis dahin voll nutzbar — Sofortzugang)
  • Freie Eingaben im Discovery-Prozess (KI-Reflexion): werden nie gespeichert — bei uns nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nach der Auswertung sofort gelöscht; beim KI-Auftragsverarbeiter (Abschnitt 14) vertraglich ebenfalls ohne Speicherung
  • Fragebogen-Antworten und -Ergebnisse: bis zur Löschung des Discovery-Profils bzw. des Kontos
  • Moderations-Entwürfe (Forum, nicht veröffentlicht): spätestens 30 Tage, bei Kontolöschung sofort
  • Übersetzungs-Cache (Forum): bis zur Bearbeitung oder Löschung des Originalbeitrags bzw. bis zur Kontolöschung
  • Nach Kontolöschung: Nutzerdaten sofort gelöscht, Forum-Beiträge anonymisiert
  • Authentifizierungs-Cookie (recrulu_session): 7 Tage (persistent, kein Tracking)
  • Server-Zugriffslogs: 14 Tage, danach automatisch gelöscht
  • Passwort-Reset-Links: 1 Stunde Gültigkeit
  • Einladungs-Links (Unternehmen): 30 Tage gültig, danach automatisch verfallen
  • Backups: 30 Tage auf dem Server (verschlüsselt)

14. Keine Weitergabe an Dritte

Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbe- oder Profilbildungszwecken an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an folgende Auftragsverarbeiter, die vertraglich zur DSGVO-konformen Verarbeitung verpflichtet sind:

  • STRATO (Deutschland, EU) — für den E-Mail-Versand
  • Hetzner Online GmbH (Finnland, EU) — für das Hosting
  • OVH GmbH (Köln, Deutschland; Rechenzentren in der EU) — für die Textverarbeitung durch KI-Sprachmodelle. Übermittelt wird nur der jeweilige Text der Anfrage, ohne Namen, E-Mail-Adresse oder Kontokennung. Der Anbieter ist vertraglich verpflichtet, diese Inhalte weder zu speichern noch zum Training von KI-Modellen zu verwenden.

Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

15. Ihre Rechte (DSGVO)

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO): Recht auf Auskunft über die über Sie gespeicherten Daten
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Recht auf Korrektur unrichtiger Daten — jederzeit in den Kontoeinstellungen möglich
  • Löschung (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung Ihres Kontos — jederzeit selbst über die Kontoeinstellungen möglich. Nach Löschung werden Forum-Posts anonymisiert; keine echten Daten bleiben erhalten.
  • Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen sowie gegen die automatisierte Profilbewertung (Matching)
  • Automatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO): recrulu trifft keine ausschließlich automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung; Näheres siehe Abschnitt 7b
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Ihre Daten können jederzeit selbst in den Kontoeinstellungen als maschinenlesbare Datei exportiert werden („Alle Daten exportieren"). Alternativ genügt eine Anfrage per E-Mail an datenschutz@recrulu.com.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@recrulu.com

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. In Bayern ist dies das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.

1. Data Controller

Controller within the meaning of the GDPR:

Roman Jaborsky
Gustav-Adolf-Str. 12E
85051 Ingolstadt
Germany
Email: datenschutz@recrulu.com

2. Account Registration and Login

2.1 Registration Data

When you create an account on recrulu.com, we collect the following data:

  • Email address
  • Username (freely chosen)
  • First and last name
  • User type (candidate or recruiter)
  • Company name (recruiter accounts only, optional)
  • Avatar colour (assigned automatically, displayed in the profile)
  • Profile slug (internal identifier of the profile)
  • Plan (default: free)
  • Date and time of registration

Purpose: Creating and managing the user account and providing all platform features.

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract — provision of the service under the Terms of Use).

2.2 Password

Passwords are stored exclusively as a bcrypt hash and are never accessible in plain text — neither to us nor to third parties.

2.3 Registration Confirmation Email

After registration, you receive a confirmation email. This is sent via the mail server of our hosting provider STRATO (STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Germany). STRATO processes your email address as a processor pursuant to Art. 28 GDPR. A data processing agreement is in place. Further information: strato.de/datenschutz/

3. Authentication and Single Sign-On (SSO)

After login, a JWT token (JSON Web Token, signed with HS256) is set as an HttpOnly cookie. This token is valid for 7 days. The cookie cannot be read by JavaScript and is transmitted exclusively over HTTPS.

The token is valid across all recrulu services:

  • recrulu.com — main platform (account management, profiles, Discovery, matching, job management)
  • forum.recrulu.com — forum (no separate forum account required)

This single sign-on mechanism allows seamless use of all services with a single account, without logging in again.

3a. Technically Necessary Authentication Cookie

Upon login, recrulu.com sets an HttpOnly cookie named recrulu_session. The cookie contains the JWT authentication token and is valid for 7 days — your login persists across browser restarts, so you don't need to re-enter your credentials.

The cookie cannot be read by JavaScript due to the HttpOnly flag. It is transmitted exclusively over HTTPS (Secure flag). It contains no tracking information and is used exclusively for authentication.

  • Name: recrulu_session
  • Content: JWT authentication token (signed, cannot be decrypted without the server key)
  • Purpose: Authentication and cross-platform single sign-on
  • Validity: 7 days (persistent, survives browser restarts)
  • Flags: HttpOnly, Secure, SameSite=Lax, Domain=.recrulu.com
  • Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract) in conjunction with § 25(2) No. 2 TDDDG (German Telecommunications-Digital-Services Data Protection Act, formerly TTDSG — technically necessary, no consent required)

In addition, recrulu uses the browser's local storage (localStorage) exclusively for technical settings — e.g. language choice, display mode and, where applicable, an invitation token until it is redeemed. These entries contain no tracking information and are not transmitted to third parties (§ 25(2) No. 2 TDDDG).

4. User Profiles

recrulu profiles are not publicly accessible as a matter of principle. Access always requires an active login with a valid recrulu account. There are no publicly indexable profile pages.

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract).

5. Career Data (Short Profile)

Logged-in users can optionally maintain a short profile with career-related information on recrulu.com. The following fields are collected (all optional):

  • Region of residence / city
  • Salary expectation or salary range
  • Highest level of education
  • Field of study or training occupation
  • Work experience
  • Preferred working model (remote / hybrid / on-site)
  • Availability from
  • Current or last role and an optional free-text description of your career so far
  • Confirmed skills list (derived from your career history or added yourself, curated by you)
  • Statutory licences / authorisations (self-declaration, e.g. medical licence, bar admission, driving licence class)
  • Company and location of the position (for recruiters)

Free-text fields (city, field of study, company, job location, current/last role, career description, skills list) as well as salary information and the licence self-declaration are stored encrypted (AES-128 Fernet). Structured selection fields (education level, working model, etc.) are stored unencrypted.

Statutory licences: For regulated professions (e.g. healthcare), you may voluntarily state which statutory licences you hold. There is no document verification — it is purely a self-declaration. This only controls whether recruiters see you for positions that legally require such a licence (Sec. 8 AGG); it has no effect on your fit score. You always see your own matches regardless, with a note if a licence is missing. You can change or delete this information at any time.

AI-assisted skill derivation: At your request (clicking "Detect skills"), an AI can derive a list of transferable skills from your role and career free-text and show it to you for confirmation. Processing is carried out by an AI language model at a processor within the European Union (section 14), which is contractually bound neither to store the submitted text nor to use it for training AI models; no automated decisions with legal effect are made (see 7b). The skills list you confirm — editable at any time — is stored encrypted. This information only improves the professional part of matching (skill fit) and the skills comparison on match cards (which shows only the position's requirement texts, never your own wording), and does not feed into the character assessment.

Purpose: Improving matching (in particular recognizing your actual skills) and pre-filling the Discovery process.

Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR (consent — voluntary information, which can be changed or deleted at any time).

6. Forum (forum.recrulu.com)

The forum at forum.recrulu.com is not a standalone service — access requires only a valid recrulu.com account (SSO, see section 3). There is no separate forum registration.

6.1 Forum Activity

When using the forum, the following data is stored in the database on the Hetzner server:

  • Posts written and threads opened, including timestamp, moderation status and the chosen display mode (username / pseudonym / anonymous)
  • Subscribed threads (opt-in, can be disabled at any time)

IP addresses are not stored in the forum database. Access data (IP address, timestamp, requested URL, browser type) arises in the server log files — see section 11.

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract) for posts; Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest) for security and operations.

Selectable anonymity level: For each post you can choose how you appear publicly — under your username, under a pseudonym of your choice, or anonymously. This choice governs the public display only; with a pseudonym or anonymously, neither your username nor any identifier attributable to you is shown publicly (the display colour is not derived from your profile either). Internally, every post remains linked to your account so that moderation, abuse prevention and legal obligations remain possible; administrators can view the actual identity behind a post for moderation purposes (legitimate interest, Art. 6(1)(f) GDPR). A chosen pseudonym is stored in your profile and must not match an existing username.

6.2 Email Notifications for Thread Subscriptions

Anyone who subscribes to a thread receives a notification email when new replies are posted. Delivery is via STRATO (see section 8). Subscriptions can be disabled at any time via the thread settings or the unsubscribe link in the email.

6.3 Anonymisation upon Account Deletion

After an account is deleted, all personally identifying information (name, email, username) is immediately removed from the database. Posts remaining in the forum are anonymised as [deleted]. No real data from the deleted account remains.

6.4 Automatic Translation (DE↔EN)

Forum content (posts, thread titles, previews, categories) is automatically shown machine-translated to readers of the other language. Translation takes place exclusively on our own server using a locally operated open-source translation model — no external translation service is used and no data is transmitted to third parties. Translated versions are stored for performance (cache) and are automatically deleted as soon as the original post is edited or deleted, or the account is deleted. Translations are labelled as "automatically translated"; the original remains retrievable at any time and is authoritative. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in a community accessible to both language groups).

7. Discovery Process & Personality Questionnaire (recrulu.com/discovery)

The Discovery process is a multi-phase profiling procedure (career context, personality questionnaire, AI reflection). It requires a logged-in recrulu account; anonymous use without an account is not offered. The context information from the first phase (e.g. industry, region, salary expectation, career history) constitutes career data within the meaning of section 5.

7.1 Free Input (AI Reflection)

Free text input and answers in the AI reflection conversation are processed exclusively in the server's working memory (RAM) and are not stored in the database. After evaluation, they are discarded immediately and irrevocably. Only the following is retained:

  • The structured profile and the career narrative (AI-extracted summary — no verbatim quotes) — stored encrypted (AES-128 Fernet)
  • A mathematical personality vector for matching (cannot be traced back to the conversation text)

7.2 Questionnaire Data

The structured personality questionnaire (Big Five, RIASEC, motivation profile, character strengths, working style) is stored linked to your account:

  • Answers and position: Your answers so far (scale value per statement) and your current position in the questionnaire — so that you can pause, resume and later edit individual answers
  • Personality vector: Normalised dimension values (0–1) for completed sections — mathematically aggregated scores

The same conditions apply as for all other account data: storage until account deletion, and the right to access, rectification and erasure under section 15. You can also delete your Discovery profile individually at any time in the account settings.

All stored data resides on the Hetzner server in Helsinki (EU) and is accessible only to the logged-in user and the operator — never publicly visible.

Purpose: Creating a discreet career profile and enabling matching.

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract, as profile creation is a core component of the contractually agreed service).

7.3 Special Categories of Data (Art. 9 GDPR)

To the extent the questionnaire allows inferences about personality traits that could be classified as a special category of data — such as philosophical beliefs — processing is based solely on your explicit consent (Art. 9(2)(a) GDPR).

We obtain this consent separately before the questionnaire begins: prior to the first question, a notice explains what your answers produce and what it is used for; the questionnaire only starts after explicit confirmation. Without that confirmation no answers are stored — this is enforced server-side, not merely in the browser. As evidence we store the time and the version of the consent text you confirmed; the answers themselves are not affected by this record.

You can withdraw your consent at any time by resetting your Discovery profile in the account settings or deleting your account. Withdrawal deletes the data concerned and the consent record; the lawfulness of processing carried out beforehand remains unaffected (Art. 7(3) GDPR). Starting the questionnaire again will ask for consent anew.

7.4 "Ask about it" assistant (account and role management)

Logged-in users can ask an AI assistant questions about their own Discovery evaluation (candidates) or their own role and its anonymous match values (recruiters). For this purpose, the user's own, already stored profile or role data is passed as context to our own AI servers in the EU — no data is transferred to third parties. The assistant only explains: it never changes the profile, the role profile or any match values. The chat messages are not stored — they are processed in memory solely to generate the answer and discarded afterwards. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (part of the service).

7.5 Usage counters for AI features

To detect abuse (e.g. automated bulk requests), to keep the service stable and to be able to offer help to users with unusually high usage, we store count values per account for the use of AI features: date, feature called (e.g. AI reflection, "Ask about it", salary check) and number of calls — never the content of the requests and no IP addresses. For calls without an account (e.g. FAQ chat) only an anonymous overall aggregate is counted. For the FAQ chatbot we additionally count, in a purely anonymous way, whether a question could be answered, an optional thumbs rating (up/down) and the outcome of a conversation (e.g. opened without asking) — count values only, with no content, no IP address and no link to an account. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest: abuse prevention, system stability, support). Storage: automatically deleted after 90 days; upon account deletion or withdrawal the count values are deleted immediately. Separately, we count — without any reference to users — which AI model responded via which route (our own server or the EU interface) and how many processing units (“tokens”) this required — pure system statistics for cost control and troubleshooting, without personal data and without any content.

7a. Job Postings and Role Interview (Recruiters)

7a.1 Job Postings and Role Vector

Recruiters can create job postings at recrulu.com/jobs/. The following data is processed:

  • Job title, description, requirements and conditions
  • AI-generated role vector (a multi-dimensional mathematical value, currently around 40 dimensions — not personal data)
  • Job location (optionally with coordinates for location-based matching calculations)

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract). Storage: Until the job posting is deleted or the account is deleted.

7a.1a Team Profile (Aggregated Team Description)

Recruiters can add a team profile to a job posting, which enables the team-fit calculation in matching. It describes the team exclusively as a whole (pace of work, decision-making, communication and conflict-handling culture, missing traits) — no individual team members are recorded or assessed. The optional free text is stored AES-128 Fernet encrypted, as it could in individual cases allow inferences about persons; it does not feed into the score calculation. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR. Deletion: with the job posting or the account.

7a.2 Role Interview (AI-Guided Conversation for Role Analysis)

To refine the ideal personality profile, recrulu conducts an AI-guided interview with the recruiter. The following applies:

  • Content: The conversation contains exclusively business-related information about the role (role requirements, team culture, decision-making structures) — no personal data about the recruiter themselves
  • Storage: The conversation log is stored AES-128 Fernet encrypted in the database, to allow the conversation to be paused and resumed
  • Deletion: When the job posting or account is deleted, the log is deleted immediately and irrevocably
  • Disclosure: The log is used exclusively to derive the role vector — no disclosure to third parties
  • AI processing: The conversation is analysed by an open-source language model (Qwen) operated at a processor within the EU (see § 14). Under contract, that processor neither stores the texts nor uses them for training. No transmission outside the EU

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract — creation of the role profile). As this concerns business-related role data, the special categories of data under Art. 9 GDPR are not affected.

7b. Automated Matching and Profiling (Art. 22 GDPR)

The matching system calculates a mathematical similarity score between a candidate profile and a role profile. This involves profiling within the meaning of Art. 4 No. 4 GDPR: based on your input (personality questionnaire, short profile, Discovery), a multi-dimensional suitability and personality vector is created and compared with role vectors.

No decision based solely on automated processing. The match score is exclusively a recommendation and decision-support tool. There is no decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you, within the meaning of Art. 22(1) GDPR — contact, invitations and hiring decisions are made exclusively by humans. recrulu makes no personnel decisions.

Logic and significance (Art. 13(2)(f) GDPR): The system calculates a character-fit score (a weighted, deterministic comparison across personality, interest, values, motivation and working-style dimensions, potentially including team fit), a skills-fit score, a personality-fit score (text comparison, see below), and a context-fit score (working model, experience level, team size, location). Salary expectations do not feed into any fit score; if there is no overlap with the job's budget, only a notice is displayed. The same applies to your availability: it is only compared against the position's desired start window and shown as a notice, never as a score component or filter. If a position has a salary range on file, it is shown to you on your match card (pay transparency). For each match, a data snapshot of the calculation basis, including the algorithm version, is stored (audit trail). The calculation itself runs exclusively on our own servers and without AI — it follows a fixed formula. Beforehand, a position's requirement profile is translated from the free-text of the job description into numerical values by an AI language model; this takes place at a processor within the European Union (section 14), which neither stores the content nor uses it for training. Your own profile data is not transmitted in this step — only the company's information about the position is used.

Text embeddings (skills-fit score): For the skills-fit score, so-called embeddings — numerical vector representations of text content — are generated from your career profile information (including your career history and confirmed skills list). They are used exclusively for similarity comparison with job texts, are calculated and stored on our own EU servers (no external service), and cannot be translated back into the original text. They are deleted when you delete your profile. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

Character summary (personality-fit score): On request, an AI drafts a short paragraph about your character and work mentality — as a draft that you can edit freely. The text is stored AES-128 Fernet-encrypted. An embedding (see above) is generated from it and compared with a position's ideal-personality text; the result is the standalone personality-fit score, which does not feed into the main character score. The comparison itself is a deterministic calculation — no AI judges you. You can change or delete the text at any time; without a text, the value simply disappears. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

Visibility to recruiters: Your search status controls from which fit score recruiters can see your anonymous profile ("Active": always; "Passively open": only from a very high fit; "Just curious": never). You can always see your own matches in full, regardless of this setting. If a position legally requires a licence (Sec. 8 AGG, e.g. a medical licence) and you have not stated it, you are not shown to the recruiter for that position — you still see your own match, with a corresponding note.

Match explanation: For each match, both sides see a short explanation ("particularly strong fit in …", "possible friction in …"). It is computed deterministically from the same dimension values that form the fit score — no AI evaluates you and no additional data is processed.

Interest and contact release: On your match card you can actively express "interest". This makes your — still anonymous — match visible to that one company, even if your search status would otherwise hide it (your own, documented decision). Only once both sides have expressed interest do we release name and email address to each other and notify both sides by email; before that, the company does not learn who you are. One-sided interest triggers only an anonymous notification. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract — the contact release is the core of the matching service), triggered solely by your active action.

Invitations by companies: Recruiters can invite applicants from their own application process to complete the matching for a specific role. To do so, the company creates an invitation link at recrulu and sends it itself, from its own mailbox — recrulu does not send invitation emails and does not receive or store any applicant email addresses in this process. recrulu only stores the link (valid for 30 days) and, optionally, an internal note of the company. If you accept an invitation, it is linked to your account; the resulting match is visible to the inviting company regardless of your search status — your profile remains anonymous until mutual contact release. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (your account and your acceptance of the invitation).

Your rights: You can object to automated profile assessment at any time (Art. 21 GDPR) and delete your profile. We explain the basis of a match directly in the platform: via the match explanation on the match card (see above) and the "Ask about it" assistant (section 7.4); beyond that, we answer questions at any time by email — datenschutz@recrulu.com. Matching is used in a recruitment context; further information can be found in the Terms of Use (section "Matching System and EU AI Act").

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract); where special categories of data are affected, additionally Art. 9(2)(a) GDPR (explicit consent, see section 7.3).

8. Email Delivery

For sending transactional emails, we use the mail server of our hosting provider STRATO (STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Germany) as a processor pursuant to Art. 28 GDPR. A data processing agreement is in place. STRATO is based in Germany (EU); emails are sent exclusively via servers in the EU.

In particular, the following types of emails are sent:

  • Registration confirmation (after account creation)
  • Password reset (on user request)
  • Confirmation of receipt of a withdrawal (after declaring withdrawal, § 356a BGB)
  • Thread notifications in the forum (opt-in by subscribing to a thread)
  • Moderation notifications (for blocked posts)
  • Information to the inviting company when an invited person has completed the matching (without match score, see section 7b)
  • Match notifications (anonymous interest of the other side and mutual contact release, see section 7b)
  • Notification about new matching positions (once per position above a high match threshold; contains only the job title and match score, no company name)
  • Notification to recruiters about new matching candidates for their role (once per candidate above a high match threshold; anonymous — only the count and best match score, no names)
  • Confirmation of receipt for contact and pilot inquiries (after submitting a form)

STRATO processes only the email address and username in order to deliver the respective email.

No open tracking: Our emails contain no counting markers („tracking pixels“). We do not record whether, when or how often you open an email, nor whether you click any links within it. No analysis of your usage behaviour takes place in this respect.

Contact and pilot forms: If you contact us via a form on recrulu.com (e.g. contact form, pilot program), we process the data you provide (name, email address, company details where applicable, content of your message) exclusively to handle and answer your inquiry. Delivery to our mailbox and the confirmation of receipt to you are sent by email via STRATO. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual steps) or Art. 6(1)(f) GDPR (answering general inquiries). No data is shared with third parties.

Tester survey: At recrulu.com/umfrage/, testers can voluntarily complete an anonymous questionnaire about their experience with recrulu. Responses are stored without any link to your account — no name, email address, IP address or other identifiers are collected. Please do not include personal data in the free-text fields. Responses are stored on our own servers in the EU and evaluated internally only, to improve the product; an internal notification about new responses is sent by email via STRATO (containing no personal data). The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in product improvement); as the stored responses contain no personal data, the GDPR otherwise does not apply to their evaluation. No data is shared with third parties.

9. AI-Powered Moderation (Forum)

Forum posts are automatically reviewed by an AI language model for inappropriate content before publication. This review takes place at a processor within the European Union (section 14). The post text is processed there solely for the review and is contractually neither stored nor used for training AI models; it is not passed on to any other third party.

During the moderation process, the draft text and the revision suggestion are stored in a moderation session linked to your account — this is technically required to enable revision and to prevent abuse (e.g. circumventing the review). Published posts are stored as forum posts (section 6.1). Unpublished drafts are automatically deleted after 30 days at the latest, and immediately upon account deletion. If a post is ultimately not published, we send your text to you by email.

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in the security and integrity of the platform).

10. Website Analytics (Umami)

recrulu uses Umami Analytics — open-source analytics software that we operate ourselves on our server in the EU. Umami is entirely cookieless and stores no personal data. Only aggregated, anonymised usage statistics are collected (e.g. page views, country of origin, device type, and anonymous interaction events such as clicks on key buttons — never any input content). Identifying individual persons is technically not possible. No data is shared with third parties.

11. Hosting and Data Storage

All data is stored on a server operated by Hetzner Online GmbH in Helsinki, Finland (EU/EEA). Hetzner processes data as a processor pursuant to Art. 28 GDPR; a corresponding agreement is in place. Further information: hetzner.com/de/legal/privacy-policy

All data is transmitted exclusively over HTTPS (TLS). Passwords are stored as bcrypt hashes. Sensitive career data (free-text fields) and the structured Discovery profile are stored encrypted (AES-128 Fernet). Other user data (email, username) is stored unencrypted in the database but is protected by server access controls and HTTPS. Free input in the Discovery process is deleted immediately and irrevocably after evaluation — it never leaves RAM. Questionnaire answers and intermediate states are stored until the Discovery profile or the account is deleted (see section 7).

Server log files: When the platform is accessed, the web server logs access data for technical reasons (IP address, timestamp, requested URL, HTTP status code, browser type/user agent). These logs serve exclusively to ensure operation, analyse errors and defend against attacks; they are not merged with other data sources and are automatically deleted after 14 days. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in secure, stable operation).

Administrative access to user data and management actions are logged internally (who, what, when — without profile content) in order to fulfil the accountability obligation under Art. 5(2) GDPR. These logs are deleted after 12 months.

12. Data Backups

Regular data backups are created automatically. Backups are encrypted with AES-256-CBC. Retention periods are:

  • 30 days on the Hetzner server (Helsinki)

The restorability of backups is tested regularly (Art. 32(1)(c) and (d) GDPR); the test is logged.

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in data security and operational continuity).

12a. Reporting Data Breaches (Art. 33/34 GDPR)

In the event of a personal data breach, we take immediate measures to contain it and investigate its causes. Where legally required, we report the breach to the competent supervisory authority within 72 hours of becoming aware of it (Art. 33 GDPR). If the breach is likely to result in a high risk to your rights and freedoms, we will notify you without undue delay and in clear language (Art. 34 GDPR).

13. Retention Periods

  • Active accounts: data is stored for as long as the account is active
  • Unconfirmed accounts: automatically deleted 7 days after registration, with two reminder emails beforehand (the account is fully usable until then — instant access)
  • Free input in the Discovery process (AI reflection): never stored — processed by us in memory only and deleted immediately after evaluation; at the AI processor (section 14) likewise contractually without storage
  • Questionnaire answers and results: until the Discovery profile or the account is deleted
  • Moderation drafts (forum, unpublished): 30 days at the latest, immediately upon account deletion
  • Translation cache (forum): until the original post is edited or deleted, or until account deletion
  • After account deletion: user data deleted immediately, forum posts anonymised
  • Authentication cookie (recrulu_session): 7 days (persistent, no tracking)
  • Server access logs: 14 days, then automatically deleted
  • Password reset links: valid for 1 hour
  • Invitation links (companies): valid for 30 days, then automatically expired
  • Backups: 30 days on the server (encrypted)

14. No Disclosure to Third Parties

Data is not sold and is not disclosed to third parties for advertising or profiling purposes. Data is disclosed only to the following processors, who are contractually obliged to process data in compliance with the GDPR:

  • STRATO (Germany, EU) — for email delivery
  • Hetzner Online GmbH (Finland, EU) — for hosting
  • OVH GmbH (Cologne, Germany; data centres within the EU) — for text processing by AI language models. Only the text of the respective request is transmitted, without name, email address or account identifier. The provider is contractually bound neither to store this content nor to use it for training AI models.

Beyond this, data is disclosed only where we are legally obliged to do so.

15. Your Rights (GDPR)

You have the following rights regarding your personal data:

  • Access (Art. 15 GDPR): the right to obtain information about the data stored about you
  • Rectification (Art. 16 GDPR): the right to have inaccurate data corrected — possible at any time in the account settings
  • Erasure (Art. 17 GDPR): the right to delete your account — possible at any time yourself via the account settings. After deletion, forum posts are anonymised; no real data is retained.
  • Restriction (Art. 18 GDPR): the right to restrict processing
  • Objection (Art. 21 GDPR): the right to object to processing based on legitimate interests and to automated profile assessment (matching)
  • Automated decisions (Art. 22 GDPR): recrulu does not make any decisions based solely on automated processing that produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you; see section 7b for details
  • Data portability (Art. 20 GDPR): you can export your data yourself at any time in the account settings as a machine-readable file ("Export All Data"). Alternatively, a request by email to datenschutz@recrulu.com is sufficient.

To exercise your rights, please contact: datenschutz@recrulu.com

You also have the right to lodge a complaint with the competent data protection supervisory authority. In Bavaria, this is the Bavarian State Office for Data Protection Supervision (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

16. Changes to This Privacy Policy

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